Un enfoque complejo del sistema de información contable

Un enfoque complejo del sistema de información contable

Autor: Esteban Correa García

La organización en la actualidad, no se puede mirar independiente del entorno que la rodea, que prácticamente es todo el resto del mundo. La mundialización lo que ha efectuado es una correlación de los diferentes elementos sociales, suscribiéndolos en un gran universo en donde cada elemento esta estrechamente relacionado. Desde un punto de vista sistémico de este universo, que es el mundo actual, cada elemento en su actuar, afecta a todos los otros en proporciones no siempre directas, sino a veces en proporciones totalmente impredecibles e inexplicables. Esta situación hace que nuestro actual mundo social sea un sistema complejo*.

La organización como unidad económica básica esta inmersa en este complejo sistema y su desarrollo se ve influenciado por miles de situaciones que suceden a su alrededor que posiblemente no tengan, a simple vista, una relación, ni siquiera sospechada con el ente económico. Así mismo el actuar de la organización afecta a todo el sistema de manera pequeña, pero también impredeciblemente grande. Esta complejidad organizacional no se puede analizar con la métrica clásica newtoniana, me refiero mas directamente a que este análisis de la complejidad empresarial, es imposible explicarlo, desde el determinismo clásico y por extensión, la razonabilidad en el principio de dualidad no alcanza a realizar un análisis suficiente de la realidad del ente económico. Es aquí donde la contabilidad debe de abrirse conceptualmente para dar paso al pensamiento interdisciplinario y escuchar, por que ya desde hace más de tres décadas se habla en otras disciplinas incluso sociales como economía y sociología y más reciente en la administración; de relatividad, de complejidad y de cuántica.

Claro esta que ha habido importes exposiciones sobre este tema, pero no han sido suficientes o mejor no han logrado despertar el interés suficiente dentro del gremio contable para que se haga una socialización y discusión mas formal de estas teorías. Conceptos como los de los japoneses Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi han tocado ya la sensibilidad desde las ciencias administrativas y actualmente son base referencial para el desarrollo de modelos y de sistemas que buscan gestionar activos intangibles invisibles. Por ejemplo Hirotaka (1995) dice que la empresa no es una maquina sino un organismo vivo, dejando atrás la anterior concepción tayloriana de que la empresa es como un gran reloj, un sistema cerrado que funciona de manera perfecta.

Entonces, si pensamos en la empresa como parte de un todo, nos es fácil pensar que los subsistemas dentro de la organización también son parte de un todo. El sistema comercial, el de control interno, el administrativo, el de recursos humanos, todos hacen parte integran del ente económico que lo mantienen y lo regulan, pero este a su vez es afectado por múltiples sistemas exógenos de manera imperceptible pero también impredeciblemente lo puede afectar de manera brusca, positiva o negativamente; esta valoración muchas veces es relativa al observador.

El sistema de información contable ya no se puede mirar aislado, es mas, ya no se le puede llamar sistema de información contable, por que dicho sistema no se puede limitar a dar información financiera, sino que debe de proporcionar también información cualitativa sobre el ente económico que ayude a representarlo mas adecuadamente con respecto a su compleja realidad, por lo que se le puede llamar mejor sistema de información organizacional. Dicho sistema hoy día coexiste estrechamente con muchos otros sistemas de manera integral llegando a caracterizar en su aplicación pragmática, en lo que se conoce como sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Podemos decir entonces que los ERP son una evolución del sistema de información contable sistematizada, una versión actual y holística del SIC automatizado, en el contexto actual de la mundialización de los mercados.

Los sistemas ERP también son un punto de convergencia de diferente disciplinas que se relacionan con la organización actual, entonces vemos que los ingenieros industriales interactúan con los módulos de producción, los administradores con los módulos de gestión, planeación y toma de decisiones, los psicólogos con los módulos de recursos humanos y los contadores directamente con los módulos de costos, nomina y contabilidad pero indirectamente con todo el sistema. El ERP no solo integra las diferentes áreas funcionales de la organización, sino que también integra las diferentes disciplinas que se aplican más comúnmente en las organizaciones.

También podemos determinar que los ERP, como caracterización de sistemas complejos poseen unas de sus principales cualidades; que el total del sistema es mucho mayor que la suma de sus partes. El ERP, puede hacer mucho más de lo que puede hacer el área de contabilidad, el área comercial y el área de recursos humanos juntos.

No podemos olvidarnos que el sistema ERP por ser complejo también habla e intercambia energía y recursos recíprocamente con su entorno y esto lo logra directamente a través de dos módulos especializados para esto, uno es el CRM* el cual interactúa con los clientes y el otro es el SCM**, el cual interactúa con los proveedores. Comúnmente un sistema ERP con estas características es un sistema ya maduro, implantado; lo que se conoce también con el nombre de Sistema Extendido.

Pero en este punto no termina todo, este es solo el comienzo; los sistemas evolucionan y se perfeccionan, y al ERP, lo que le hace falta para llenar las expectativas del mundo actual es inteligencia propia; cualidad indispensable en en el mundo actual que como lo mencionamos anteriormente esta inmerso en una economía basada en conocimiento. Por esta razón el ERP, tiende a convertirse en un sistema que entiende y produce conocimiento, en un sistema inteligente. Los sistemas de este tipo, los basado en conocimiento reciben el nombre de sistemas KBE, en sus siglas en ingles de “Ingeniería Basada en Conociendo” (Knowledge Based Engineering).

Grafica 1. Empresa Red

Los ERP, además de estar integrados, han comenzado a desarrollar nuevas características y propiedades que les permiten interactuar de manera inteligente con los demás sistemas y el entorno que lo rodea. Esta inteligencia que esta despertando en dichos sistemas, tiene sus bases en la inteligencia artificial* y en metodologías tales como las redes neuronales artificiales** y los algoritmos genéticos***, que últimamente los podemos ver en diversos dispositivos electrónicos.

Aunque podemos sentirnos abromados ante la utilización de tantos términos y siglas que caracterizan a estos sistemas, la verdad es que los KBE, son sistemas nuevos y tendremos que esperar un tiempo para verlos masificados en la vida organizacional cotidiana. Por esta razón es oportuno presentar esta propuesta ahora, en el momento en que estos sistemas inteligentes están empezando a diseminarse, reproducirse, mutar y perfeccionarse, en todo el tejido corporativo mundial, tal como lo haría un virus, dándonos la oportunidad a la disciplina contable de involucrarnos directamente en la evolución de estos sistemas.

Siguiendo la analogía que hace Hirotaka, en cuanto a la similitud de la organización con un ser vivo, podemos decir entonces que sus órganos internos junto con sus células, o subsistemas y elementos, tienden a especializarse. Por ejemplo, así como el sistema circulatorio y todas sus células se han especializado en las funciones de producir e irrigar al cuerpo de sangre, los diferentes subsistemas de las organizaciones se pueden especializar en sus labores específicas. Estos subsistemas se convierten en sistemas dotados de autonomía, que aprende por si mismos y toman decisiones con base a su conocimiento especializado, generando mas conocimiento. Esto es posible gracias al desarrollo de la inteligencia artificial, por medio de la cual se pueden construir agentes software que simulan la forma como el hombre crea el conocimiento y lo trasmite. Estos agentes inteligentes se introducen en el sistema, en este caso el ERP, buscando conocimientos específicos, procesándolos y construyendo por si mismos, reglas lógicas con la información encontrada. Luego se almacena la información ya convertida en conocimiento y se coloca a disposición para que con el se pueda dar solución a diferentes problemas que se puedan presentar en un futuro.

El como se convierten los datos en información y luego en conocimiento, es un tema álgido, por que los términos correspondientes de dato, información y sobre todo conocimiento, varia de acuerdo al autor que lo define. Más sin embargo autores con Daniel Bell (2007)[1], define de manera muy clara estos términos y más particularmente desde la administración existen importante autores que han contribuido a construir la teoria del conocimiento, los mas representativos según VALHONDO (2003)[2] están: Peter Drucker, Michael Polanyi, Thomas Davenport, Peter Senge; Hikujiro Nonaka y Hirotaka Takehuchi, Kart Sveiby.

Antes de seguir con el desarrollo de esta temática, quisiera aclarar que la implementación computarizada del sistema de información contable, actualmente se encuentra integrada en los sistemas ERP, lo que hace que no se pueda concebir aislada, sino de manera holística, como parte integral de un macro-sistema que es la organización y este a su vez hace parte de toda la red. Quiero asirme a la conceptualización de empresa de Manuel Castell (1998), que la define como una empresa red[3]. Una organización que supera el espacio, inmersa en la flexibilización de las relaciones laborales, alianzas estratégicas, alta rotación de recursos, todo en el menor tiempo posible, hace que la organización se abra y que sea fácilmente moldeable a los cambios del ambiente. Para alcanzar con todos estos objetivos la empresa se ha tenido que transformar, y convertirse en una red de recursos interconectados, gran parte de ellos por medio de las tecnologías de la información y la comunicación.

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* El concepto de Complejidad tiene múltiples definiciones, pero citamos la definición de Edmonds (1995), la cual es simple y clara:” La complejidad es la propiedad del sistema del mundo real que se manifiesta en la incapacidad de cualquier tipo de sistema formal para capturar adecuadamente todas sus propiedades, su comportamiento completo, aunque se disponga de una información completa de sus componentes y sus interrelaciones.” Traducido de: EDMONDS, B (1995). What is Complexity? - The philosophy of complexity per se with application to some examples in evolution. Centre for Policy Modelling, Manchester Metropolitan University, Aytoun Building, Aytoun Street, Manchester. p1-13.

* CRM viene de la sigla en inglés de: "Customer Relationship Management", que hace referencia a sistemas especializados en la gestión de las relaciones con los clientes y por lo general están vinculados a los sistemas ERP, combinando diversas tecnologías como la Internet y la minería de datos.

** SCM viene de la sigla en inglés de : "Supply Chain Management", que hace referencia a sistema especializados en la gestión de la cadena de suministro, o lo que es lo mismo todo lo relacionado con los proveedores.

* CHARNIAK y MCDERMOTT (1985). Inteligencia Artificial (IA). Es el estudio de las facultades mentales mediante el uso de modelos computacionales.

** Redes Neuronales Artificial. Es una técnica de procesamiento de información a nivel computacional basada en el funcionamiento del sistema nervioso animal, que tiene como objetivo alcanzar el autoaprendizaje y la autonomía del sistema.

*** Algoritmos Genéticos. Metodología para escribir programas software basada en la teoría evolutiva. Se aplican comúnmente en sistema de redes neuronales para simular el comportamiento y el razonamiento humano.

[1] BELL, D.(2007). Las contradicciones culturales de la modernidad.(pp.65-68). Anthropos.

[2] VALHONDO, D. (2003). Gestión del Conocimiento. Del mito a la realidad. Díaz de Santos. 2003. (pp. 29-41)

[3] CASTELL, M. (1998). La era de la información: economía, sociedad y cultura. (pp.471) .Madrid. Siglo XXI.